Recent werd de nieuwe Sim City gelanceerd. Met de simulatiegame kun je zelf een stad bouwen, en moet je bepaalde regels van goed bestuur volgen om je stad succesvol te maken. Je moet bijvoorbeeld voldoende publiek transport voorzien zodat pendelaars op het werk kunnen komen, afvalverwerking organiseren opdat je stad geen onwelriekende chaos wordt enzovoort. In een onbewaakt moment sloegen we bij FINN aan het denken over hoe een Sim Communicatiedepartement van een grote onderneming eruit zou zien. Welke regels zouden we in de code van het programma stoppen die dan bepalen of de speler succesrijk wordt dan wel jammerlijk faalt? Dit waren de resultaten:
- De speler dient een jaarplanning voor zijn communicatiedepartement te voorzien waarin hij vooraf omschrijft welke projecten prioritair zijn en welke niet, welke timings moeten gerespecteerd worden, wie ownership heeft, wat de doelstellingen en objectieven van de acties zijn, en welke budgetten dienen vrijgemaakt te worden. Zonder planning is er geen sturing, en vervalt je departement in ad hoc-acties die de personeelsleden gedemotiveerd zullen achterlaten.
- De speler dient in het HR-beleid van zijn communicatie-departement ten allen tijde te voorzien in een mix van junior en senior medewerkers, zodat namen kunnen ingevuld worden in alle van de vier kwadranten van een model waarvan de assen van tactisch naar strategisch en van uitvoerend naar adviserend lopen (Melcrum ontwikkelde het model voor interne communicatiemedewerkers, maar er is geen reden waarom het niet toegepast zou kunnen worden op ook externe communicatie). En uiteraard dient personeel met individuele ontwikkelingsprogramma’s begeleid en gecoacht te worden opdat talentvolle medewerkers zich maximaal kunnen ontplooien en opklimmen binnen de organisatie.
- De speler dient altijd oog te hebben voor de ‘buy-in’ van de bedrijfsleiding. Communicatie-doelstellingen moeten nauw aansluiten bij de business-doelstellingen van de onderneming en zoals eerder gezegd moet ons departement waar dat maar kan voor meetbare objectieven gaan die de budgetten kunnen legitimeren en veilig stellen voor de toekomst.
De speler dient, zoals associate editor van PRWeek Kate Magee zo duidelijk maakte in haar blogpost over PR resultatenmetingen, de taal van de boardroom te spreken. Goed, we hebben een planning, een goed uitgerust team en de bedrijfsleiding gelooft in ons. We zijn het spel nu al enkele maanden aan het spelen en we zien ons communicatie-departement zijn eerste resultaten boeken. We gaan nu denken aan hoe we ervoor kunnen zorgen dat de perspectieven er ook voor de langere termijn goed uitzien. We willen niet op vakantie vertrekken en bij terugkeer met een zieltogend departement geconfronteerd worden. Enter voorwaarde vier:
- Onze speler mag nooit denken dat hij op een eiland werkt. Hij moet intern sterke bruggen bouwen, waarbij hij samenwerkt met andere functies voor optimale resultaten. We denken hier zowel aan samenwerking die voor broodnodige input voor planning en dagelijks functioneren moet zorgen (we denken hier vooral aan de business units) als de coördinatie met Marketing, Interne Communicatie en andere service units die maximale overeenstemming tussen alle communicatie van de onderneming moet garanderen. En dan zijn er uiteraard ook nog de externe stakeholders die tot het takenpakket van ons departement behoren (media, drukkingsgroepen, beleidsmakers,…). Professionele, integere relaties moeten opgebouwd worden met al die externe stakeholders. Deze zullen als stapstenen dienen voor duurzaam succes in de toekomst.
Sim Communicatie-Departement wordt een complexe maar boeiende game die prachtige resultaten zal opleveren voor wie de regels van het spel oppikt.